Biplanum совместно с розничной торговой сетью Лента реализовали проект автоматизации планирования, бюджетирования и контроля затрат на офисный персонал (PEX Tool).
Со стороны бизнеса Ленты была озвучена проблематика: Прогнозирование, бюджетирование и последующий план-фактный анализ осуществляется в Excel, также как динамическое бюджетирование на основе прогноза продаж. Процесс полностью ручной и занимает много времени, не позволяя оперативно реагировать на изменения бизнеса. Что и послужило стартом автоматизации и началом проекта PEX Tool в системе IBM Planning Analytics.
В ходе проекта командой Biplanum для достижения поставленных бизнес требований, были успешно реализованы задачи:
- Сбор бизнес-требований к системе и их адаптация под особенности платформы;
- Разработка методик бюджетирования на основе материалов Ленты для блоков: заработная плата, бонусы (регулярные, разовые и долгосрочная программа премирования), страховые взносы, прочие расходы на персонал, резервы бонусов. Адаптация методик для прогнозирования. Формирование методики план-факт анализа;
- Определение и анализ источников фактических данных по затратам на персонал из учётных систем Лента, сопоставление данных по Видам оплат, Видам затрат с показателями системы;
- Автоматизация расчётов бюджета и прогноза расходов по каждому сотруднику на основе сформированной методики;
- Создание вакантных позиций и планирование расходов по ним на основе значений справочников;
- Интеграция фактических данных из учётных систем Лента;
- Ролевая модель доступа для пользователя системы и процесс согласования целей по каждому ЦФО;
- Автоматизированный расчёт Резервов на премии по офисным сотрудникам на основе штатной расстановки;
- План-факт анализ с возможностью просмотра на уровне Функции, МВЗ, Должности, Сотрудника по статьям расходов на персонал;
- План-факт анализ количества устроенных сотрудников на вакансии;
- Перевод сотрудника на новое МВЗ с определённого месяца планируемого периода;
- Процесс аллокации расходов и численности сотрудников с одного МВЗ на несколько;
- Составление документации по работе с Системой, обучение и сопровождение в период Бюджетной кампании.
За время совместной работы удалось получить современный инструмент планирования расходов на офисный персонал и выполнить поставленные цели:
- Сократить трудозатраты на бюджетную кампанию;
- Повысить точность бюджетирования и прогнозирования;
- Уменьшить ошибки и повысить прозрачность процесса;
- Снизить трудозатраты при план-факт анализе;
- Снизить время принятия управленческих решений;
- Внедрить версионность бюджетирования и прогнозирования.
...
Если Вас заинтересовал опыт данного проекта, напишите или позвоните нам. Наши консультанты будут рады ответить на Ваши вопросы и уточнить возможность проведения реф-звонка или реф-визита с коллегами из торговой сети Лента.
